Les contrats de bail peuvent être enregistrés par voie dématérialisée dès 2017

Dès le 1er janvier 2017, il sera possible d'enregistrer un contrat de bail de manière dématérialisée auprès du SPF Finances. Le gouvernement détermine aujourd'hui les modalités et conditions de cette formalité.

Via MyRent

Le SPF Finances a mis en place une application sur Internet en vue de la présentation à l'enregistrement de manière dématérialisée de contrats de bail sous seing privé. Ce système, appelé MyRent, peut ainsi être utilisé pour présenter les actes sous seing privé contenant un contrat de bail, sous-bail ou cession de bail d'immeubles ou de parties d'immeubles situés en Belgique, ainsi que pour les états des lieux dressés à l'occasion d'un de ces actes. La pièce envoyée électroniquement est enregistrée par le bureau compétent à condition qu'elle soit téléchargée dans MyRent, conformément aux prescriptions établies par le SPF Finances.
L'identification et l'authentification d'un utilisateur de MyRent est faite au moyen d'une carte d'identité électronique ou par un « certificat de la classe 3 » reconnu par une autorité de certification.

Informations supplémentaires

L'envoi électronique des pièces doit être accompagné d'informations spécifiques, appelées métadonnées, à savoir :

l'identité des parties contractantes, à savoir :pour une personne physique :son nom ;son premier prénom ;son domicile ;sa date et son lieu de naissance ;pour une personne morale :sa dénomination sociale ;son siège social ;sa forme juridique ;son numéro d'entreprise, le cas échéant ;

l'adresse du bien loué ;

le type de la pièce envoyée électroniquement ;

la date du contrat de bail ;

la date de prise en cours du bail ;

la durée du bail ;

le montant du loyer et sa périodicité ;

le montant des charges et leur périodicité ;

et la destination du bien loué.

Après identification et authentification, l'utilisateur peut consulter dans MyRent la « relation » de l'enregistrement d'une pièce qu'il a présentée de manière dématérialisée.

Données personnelles

En tant que responsable du traitement au sens de la législation sur le respect de la vie privée, le SPF Finances doit utiliser des techniques informatiques qui :

préservent l'intégrité des données au moyen de techniques de sécurisation appropriées ;

garantissent la confidentialité des données ;

et permettent l'identification et l'authentification non équivoques de l'utilisateur.

Il doit en outre prévoir une gestion stricte et adéquate des accès afin de permettre l'identification et l'authentification des personnes habilitées à accéder aux données, à les utiliser et à les traiter, et afin de permettre le contrôle et la gestion de leurs qualités et autorisations d'accès pertinentes.

Obligation d'enregistrement dématérialisé

Attention, l'enregistrement par voie dématérialisée est une obligation pour les grands bailleurs institutionnels (telles que les agences immobilières sociales) et les intermédiaires organisés (par exemple l'Institut professionnel des Agents Immobiliers) qui ont conclu avec le SPF Finances un protocole de collaboration concernant l'envoi électronique à MyRent de contrats de bail sous seing privé, y compris l'identification, l'authentification et la gestion des rôles de ses collaborateurs ou membres. Dans ce contexte, les grands bailleurs institutionnels et les intermédiaires organisés sont appelés « utilisateurs enregistrés ».

Les modalités d'enregistrement sont toutefois globalement similaires à celles applicables aux particuliers. Parmi les spécificités propres à cette obligation, signalons que :

l'enregistrement dématérialisé d'une pièce par un utilisateur enregistré doit avoir lieu à partir du premier jour du septième mois qui suit la date d'entrée en vigueur du protocole de collaboration ;

l'identification, l'authentification et la gestion des rôles des collaborateurs ou membres d'un utilisateur enregistré s'effectue sous la responsabilité de l'utilisateur enregistré ;

la « relation » de l'enregistrement d'une pièce qu'un utilisateur enregistré a présentée de manière dématérialisée lui est envoyée via son compte dans MyRent, conformément aux règles qui sont fixées dans le protocole de collaboration conclu avec le SPF Finances ;

enfin, si une pièce ne peut pas être envoyée électroniquement en raison d'un cas de force majeure ou d'un dysfonctionnement technique, la formalité de l'enregistrement doit alors être exécutée sur présentation d'un exemplaire papier de la pièce.

Entrée en vigueur

Ces modalités entrent en vigueur le 1er janvier 2017.

Source: Arrêté royal du 7 décembre 2016 portant règlement de la présentation de manière dématérialisée à la formalité de l'enregistrement de contrats de bail sous seing privé, M.B., 20 décembre 2016