Conditions générales

1. Le cabinet d’avocats

La S.P.R.L. NOLMANS CROONEN  van WITZENBURG, NCVW en abrégé, ci-après dénommée “le cabinet d’avocats”, est une société civile à responsabilité limitée de droit belge dont l’objet est l’exercice de l’avocature.

Le cabinet d’avocats apporte ses services via ses avocats et via les personnes mentionnées dans les présentes conditions générales. Seules des dérogations par écrit pourront être rédigées. Les conditions générales qui se trouveraient sur le papier à entête des clients ou des tiers ne peuvent être considérées comme tacitement acceptées et sont subsidiaires par rapport aux présentes conditions générales qui sont exclusivement applicables lors de toutes les activités du cabinet d’avocats NCVW.

Les clauses de ces conditions générales sont rédigées non seulement à l’égard du cabinet d’avocats mais aussi à l’égard de tous les associés et gérants, des collaborateurs et des employés du cabinet d’avocats, de toutes les personnes qui sont employées par le cabinet d’avocats, de toutes personnes à qui sont confiés des missions dans l’exercice du cabinet d’avocat mais également de toutes les personnes dont le cabinet d’avocats pourraient être responsable du fait de leurs actes ou omissions.

Toutes les missions sont considérées comme étant exclusivement acceptées et exécutées par le cabinet d’avocats. Ce principe est également d’application lorsque l’intention expresse ou tacite est que la mission doit être accomplie par une personne déterminée.

Les missions consécutives sont considérées comme faisant partie intégrante de la mission originaire.

Il appartient au libre choix du cabinet d’avocats, sauf s’il en est stipulé autrement, de désigner le(s) associé(s) et/ou le(s) collaborateur(s) qui exécutera lesdites missions. Le cabinet d’avocat peut également faire appel à des tiers. Lorsque le cabinet d’avocats fera appel à des tiers il s’en entretiendra autant que possible avec le client. Dans tous les cas, le cabinet d’avocats prendra les soins nécessaires dans la sélection des tiers.

Le cabinet d’avocats n’est pas responsable des fautes commises par ces tiers, quel que soit leur intervention à charge ou non du client, et quel que soit les honoraires et les frais des tiers calculés à l’égard du cabinet d’avocats ou à l’égard du client.

Le cabinet d’avocats est autorisé, sans devoir préalablement s’en entretenir avec le client, d’accepter au nom du client une limitation éventuelle de la responsabilité des tiers désignés.

Les missions sont exécutées en respectant la réglementation en vigueur pour les avocats et notamment leur déontologie. Le client est tenu de respecter les engagements du cabinet d’avocats qui découlent de cette réglementation.

Le client s’engage à ce que toutes les données et les informations, le cas échéant accompagnées de pièces, soient fournies. Le client répond de l’exactitude, du caractère complet et de la véracité des informations qu’il fournit au cabinet d’avocats.

2. Honoraires du cabinet d’avocats 

Les présentes conditions règlent la question de l’indemnisation financière pour les services prestés par le cabinet d’avocat pour le client. Elles sont d’applications sauf si d’autres stipulations contraires sont convenues.

Conformément à la loi et à la déontologie du cabinet d’avocats, les parties décideront de la manière dont seront calculés les honoraires.

A partir du 01.01.2014, les avocats sont assujettis à la T.V.A. La T.V.A sur les honoraires des avocats s’élève à 21%. Tous les montants mentionnés ci-après le sont hors T.V.A.

Les honoraires sont principalement calculés comme une rémunération horaire, c’est-à-dire un montant par heure de services prestés. Les heures comptabilisées sont fixées avec précision par l’enregistrement des prestations sur timesheets. Les heures comptabilisées sont les heures qui sont consacrées à une affaire déterminée et prestées (par exemple l’étude d’un dossier, les consultations et réunions, la rédaction de conclusions, les plaidoiries, les expertises,…).

Le prix des heures qui ne sont pas consacrées exclusivement à un dossier mais qui sont toutefois prestées par le cabinet d’avocats afin de pouvoir livrer ses services au client (par exemple celles qui concernent l’organisation du cabinet, la comptabilité, la formation permanente) ou qui sont nécessaires pour traiter une affaire, est inséré et payé dans les honoraires convenus pour les heures exclusivement consacrées à un dossier particulier.

Le tarif horaire s’élève à 132,78 euro, hors T.V.A., (montant de base de 100,02 euro (2004) indexé à partir du 01.01.2019). Le tarif horaire sera indexé le 01 janvier de chaque année sur base de la formule suivante: montant de base multiplié par l’index des prix à la consommation du mois de novembre de l’année écoulée et divisé par l’index des prix à la consommation du mois de décembre 2004. Ce montant est à considérer comme un tarif horaire standard. Le tarif peut être modifié par le cabinet d’avocats, tant à la hausse qu’à la baisse, en raisons de facteurs déterminés, comme (notamment) l’intérêt de l’affaire, le degré de difficulté du dossier, le caractère urgent de l’affaire, le résultat.

Le temps passé à une prestation est arrondi par unités de 5 minutes, chaque unité entamée étant comptée pour son entièreté.

Le tarif horaire ne couvre que les honoraires, c’est-à-dire la rémunération du travail intellectuel, et non pas les frais. 

Le temps des déplacements est comptabilisé à un tarif inférieur de 99,04 euro/heure, hors T.V.A.

Le travail de secrétariat spécifique est calculé à 66,03 euro/heure, hors T.V.A.

Exceptionnellement les honoraires peuvent être adaptés en fonction de la valeur de l’affaire.

Les honoraires sont calculés par tranches, conformément à l’échelle suivante :

de 0 à 6.200 euro 15%

de 6.201 euro à 50.000 euro 10%

de 50.001 euro à 125.000 euro 8%

de 125.001 euro à 250.000 euro 6%

plus de 250.001 euro 4%

Pour estimer la valeur, l’ensemble des demandes (montants principaux et intérêts) dans l’affaire sont pris en compte et additionnés, et cela par procédure (première instance, appel, référé, pourvoi en cassation).

Le pourcentage peut être réduit en cas de circonstances exceptionnelles comme par exemple la résolution de l’affaire en dehors d’une procédure, absence de toute contestation (défaut), procédure en opposition ou en appel.

3. Les honoraires des tiers et frais

Les frais peuvent être subdivisés en les frais généraux, les frais variables généraux et les frais spécifiques :

a) les frais généraux sont ceux qui ne concernent pas de manière spécifique une affaire déterminée (par exemple les frais relatifs au bâtiment du cabinet (location et/ou financement, électricité, chauffage, eau, précompte immobilier, assurances, entretien), les frais de formations permanentes (séminaires, congrès, journées d’études), les cotisations à l’Ordre des Avocats, les frais de tenue de la comptabilité, l’achat et l’entretien du mobilier et du matériel de bureau, les frais de bibliothèque,…)

b) les frais généraux variables sont les frais qui concernent dans une certaine mesure une affaire déterminée (par exemple téléphone et fax, salaires, charges sociales et secrétariat social concernant le personnel, frais de postes et de timbres, travail d’impression, papiers, fardes, classeurs,…)

c) les frais spécifiques  sont les frais qui concernent exclusivement une affaire déterminée (par exemple, les frais de justices avancés par le cabinet, les frais de déplacements, les traductions, les connections exceptionnelles par téléphone ou fax, les frais d’envois exceptionnels, consultations de banques de données, photocopies)

Les frais généraux et les frais généraux variables sont comptés de manière forfaitaire au client selon la méthode du “coût unitaire” ; le coût unitaire comptabilise 13,21 euro, hors T.V.A., (montant de base de 10 euro (2004) indexé à partir du 01.01.2019) par page typographiée, tant pour les courriers (en ce compris les e-mails) que pour les autres textes et documents, en ce compris les projets, chaque page débutée comptant comme une page typographiée.

Une simple circulaire  n’est pas comptabilisée au tarif de 13,21 euro par unité globale du cabinet mais à 6,93 euro, hors T.V.A., par personne à qui elle est adressée.

Les frais spécifiques d’un dossier sont directement comptabilisés au client aux prix suivants, hors T.V.A.:

- ouverture-fermeture dossier :                   66,03 euro

- frais de déplacement (par km) :             0,53 euro

- copie/print (par pièce) :                             0,33 euro

- copie/print couleur (par pièce) :             0,66 euro

- recherche registre national                 prix coûtant

- envoi recommandé :                         prix coûtant

- photographies (par exemplaire) :            2,64 euro 

- autres frais :                                         prix coûtant

- paiement effectué :                                    9,24 euro

Les honoraires des huissiers de justice à la fois les droits et les frais engendrés, les honoraires des experts judiciaires, ainsi que les dépens sont donc séparément mis à charge du client. 

4. Provisions en états finaux

A la réception de l’affaire et durant le traitement de celle-ci, à proportion de son évolution, sont demandées des provisions (avances) ou des états intermédiaires. 

Sauf contre-indications rédigées par écrit avec le client, le fait que les provisions soient éventuellement liées à un tarif horaire, n’entraine aucun cas qu’il peut être exigé que l’état final soit calculé sur base d’un tarif horaire.

A la clôture de l’affaire, un état de frais et honoraires définitif est rédigé.

La fixation des états intermédiaires et des états finaux se base sur un aperçu des prestations (timesheet) et des frais.

A chaque instant, un aperçu actualisé des prestations et des frais peut être sollicités et sera transmis à première demande.

5. Paiement

Les provisions, les états intermédiaires et les états finaux sont payables dans les 15 jours de la date de facturation, sauf stipulation contraire dans la facture. Les contestations ou protestations concernant les provisions, les états intermédiaires ou les états finaux doivent être communiquées dans les 15 jours de l’envoi par courrier recommandé. Les contestations ou protestations ne libèrent pas le client de son obligation de paiement. A défaut de paiement à la date d’échéance, des intérêts de retard au taux de 10 % l’an seront dus de plein droit et sans mise en demeure préalable. En outre, sera due de plein droit et sans mise en demeure préalable une indemnité de 10 % des sommes restant dues. Les factures sont payables à Halle.

A défaut de paiement, dans les délais, des provisions et des états intermédiaires, le cabinet d’avocats est en droit de suspendre l’exécution de ses obligations.

6. Responsabilité

Toute responsabilité du cabinet d’avocats, de même que celle de chacun de ses associés, gérants, collaborateurs et employés et de celle de toute personne dont le cabinet d’avocats serait responsable, est toujours limitée au montant qui sera payé dans le cas d’espèce par la compagnie d’assurances responsabilité professionnelle du cabinet d’avocats.

Des informations peuvent être transmise concernant (la couverture de) l’assurance responsabilité professionnelle.

Le cabinet d’avocats n’est pas responsable des conséquences des fautes commises par des tiers.

Dans l’hypothèse ou, quelqu’en soit la cause, aucune couverture ne serait accordée par l’assurance responsabilité professionnelle du cabinet d’avocats, la responsabilité du cabinet d’avocats, de même que celle de chacun de ses associés, gérants, collaborateurs et employés et celle de toute personne dont le cabinet d’avocats serait responsable, est toujours limitée aux honoraires (et donc pas le paiement des frais) que le cabinet d’avocats a perçu en contrepartie de la mission spécifique, avec un maximum de 25.000 euro.

L’exécution de la mission fournie se fait uniquement dans l’intérêt du client. Les tiers ne peuvent retirer aucun droit des actes effectués, ni des résultats obtenus.

Toute action judiciaire à l’encontre du cabinet d’avocats, de même qu’à l’encontre, le cas échéant, des associés, gérants, collaborateurs et employés et de toutes les (autres) personnes dont le cabinet d’avocat serait responsable, se prescrit après une période de 12 mois prenant cours à partir de la prise de connaissance par le client ou du moment où il peut être raisonnablement estimé qu’il a pris connaissance des faits qui pourraient donner lieu à une action judiciaire. Quoiqu’il en soit et sous réserve de ce qui précède, toutes les actions judiciaires du client se prescrivent un an après que la mission ait été effectuée. 

Toutes les communications électroniques en provenance du cabinet d’avocats sont seulement indicatives, et le cabinet d’avocats ne peut en aucun cas être tenu responsable pour celles-ci.

Le cabinet d’avocats fait le nécessaire afin de protéger les e-mails et les annexes, des virus ou des autres défauts qui pourraient endommager le système informatique ou l’ordinateur. Le client reste responsable et fait toutes les démarches nécessaires afin de protéger son propre ordinateur ou son propre système informatique. 

Le cabinet d’avocats n’en en aucun cas responsable pour les pertes et les dommages qui peuvent résulter de la réception ou de l’utilisation de documents électroniques du cabinet d’avocats. 

7. Confidentialité de la correspondance 

Le client reconnait avoir pris connaissance du principe de la confidentialité de la correspondance entre les avocats, comme fixée par le Règlement de l’Ordre National du 06 juin 1970. 

Le client accepte que seule la correspondance explicitement indiquée comme non-confidentielle, lui confère des droits et pourra être utilisé par lui. 

8. Fin du contrat 

Le cabinet d’avocats a le droit de mettre immédiatement un terme au contrat, à tous moments et sans aucune indemnité, si la convention est inconciliable avec la déontologie des avocats, si le client ne transmet pas les informations expressément demandées, s’il n’exécute pas ses obligations de paiements ou ses autres obligations à l’égard du cabinet d’avocats ou s’il entrave, de quelque manière que ce soit, l’exécution par le cabinet d’avocats de sa mission. Si le contrat prend fin suite à la décision du cabinet d’avocats, il n’en demeure pas moins que les services effectués et les frais engendrés devront être indemnisés. 

9. Archivage 

Un dossier constitué au cours d’une mission sera conservé par le cabinet d’avocats pendant au moins 5 années après la clôture du dossier, après quoi le dossier sera détruit.

10. Clauses invalides ou nulles

Si une ou plusieurs clauses sont invalides ou nulles, cela n’affecte en rien la validité et le caractère impératif des autres clauses des conditions générales.

11. Loi applicable et Tribunaux compétents

Le droit belge est seul d’application. En cas de litige, seuls les tribunaux de l’arrondissement de Bruxelles sont compétents et, le cas échéant, le Juge de Paix du canton de Halle, sans préjudice de la possibilité du cabinet d’avocats d’introduire une procédure devant les tribunaux compétents conformément à l’article 624 C.J.